Privacybeleid

Veldwerk is een dienst van Veldwerk BV, met maatschappelijke zetel te [adres invullen], ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer [ondernemingsnummer invullen].

Voor de gegevens die we voor onze eigen dienstverlening verwerken (zoals account- en facturatiegegevens van onze klanten) treden we op als verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die onze klanten in het platform invoeren over hún klanten en jobs, treden we op als verwerker in opdracht van die klant (zie sectie 6).

Vragen over dit beleid of over je gegevens kun je sturen naar privacy@veldwerk.be.

Afhankelijk van je rol verwerken we de volgende categorieën gegevens:

• Accountgegevens — naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, rol (eigenaar, planner, monteur) en een versleuteld wachtwoord.
• Klant- en jobgegevens — gegevens die je als gebruiker invoert over je eigen klanten en interventies: contactgegevens, adressen, afspraken, werkbonnen, foto's, handtekeningen, uren en materiaalverbruik.
• Facturatiegegevens — gegevens die nodig zijn om abonnementen en facturen te beheren, zoals btw-nummer en factuuradres.
• Gebruiks- en technische gegevens — loggegevens, IP-adres, browsertype, tijdstempels en handelingen in de app, voor beveiliging, foutopsporing en verbetering van de dienst.

We verwerken persoonsgegevens enkel voor welbepaalde doeleinden, telkens op basis van een rechtsgrond uit artikel 6 AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) — om je toegang te geven tot het platform, jobs te plannen, werkbonnen te beheren en te factureren.
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) — om te voldoen aan boekhoudkundige en fiscale bewaarplichten.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) — om de dienst te beveiligen, misbruik te voorkomen en onze dienstverlening te verbeteren.
• Toestemming (art. 6.1.a) — voor optionele communicatie zoals nieuwsbrieven; je kunt die toestemming op elk moment intrekken.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• Accountgegevens — zolang je account actief is en tot maximaal 12 maanden na beëindiging, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is.
• Klant- en jobgegevens — zolang de betrokken klant gebruikmaakt van het platform; bij beëindiging worden de gegevens binnen een redelijke termijn verwijderd of geanonimiseerd.
• Facturatie- en boekhoudgegevens — bewaard gedurende de wettelijke termijn (in België in principe 7 jaar).
• Loggegevens — doorgaans maximaal 12 maanden voor beveiliging en foutopsporing.

We verkopen je gegevens nooit. We schakelen wel zorgvuldig gekozen verwerkers in die ons helpen de dienst te leveren, telkens onder een verwerkersovereenkomst:

• Hosting en infrastructuur — voor het draaien van de applicatie en de opslag van gegevens.
• Boekhoudkoppelingen — zoals Billit, Yuki of Exact, wanneer je ervoor kiest facturen door te sturen naar je boekhouding.
• E-mail- en communicatiediensten — voor transactionele e-mails en meldingen.

We delen gegevens daarnaast enkel met derden wanneer dat wettelijk verplicht is, of wanneer dat nodig is om onze rechten te beschermen.

Voor de gegevens die onze klanten in het platform invoeren over hún eindklanten en jobs, treedt Veldwerk op als verwerker. De klant blijft de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens.

We sluiten met elke klant een verwerkersovereenkomst (DPA) conform artikel 28 AVG. Daarin leggen we onder meer vast dat we:

• uitsluitend gegevens verwerken volgens de instructies van de klant;
• passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen;
• sub-verwerkers enkel inschakelen onder gelijkwaardige verplichtingen;
• meewerken aan verzoeken van betrokkenen en aan data-incidenten;
• gegevens na het einde van de overeenkomst verwijderen of teruggeven.

Een exemplaar van de verwerkersovereenkomst kun je opvragen via privacy@veldwerk.be.

We verwerken je gegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een verwerker gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen we voor passende waarborgen zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (standaardcontractbepalingen) en bijkomende maatregelen waar nodig.

Het platform gebruikt functionele cookies en lokale opslag (zoals localStorage) om je sessie en sessietokens te bewaren, zodat je ingelogd blijft en de app correct werkt. Deze opslag is strikt noodzakelijk voor de werking van de dienst.

We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies van derden. Mocht dit veranderen, dan vragen we daarvoor vooraf je toestemming.

Onder de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Inzage — weten welke gegevens we van je verwerken.
• Correctie — onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
• Verwijdering — je gegevens laten wissen wanneer dat mag.
• Beperking — de verwerking tijdelijk laten beperken.
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
• Overdraagbaarheid — je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen of laten overdragen.

Je kunt deze rechten uitoefenen via privacy@veldwerk.be. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel).

Verwerken we gegevens als verwerker namens een van onze klanten? Richt je verzoek dan rechtstreeks tot die klant; wij ondersteunen hen waar nodig.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Denk aan versleuteling van verkeer en gevoelige gegevens, toegangsbeheer op basis van rollen, en regelmatige back-ups. Geen enkele dienst kan absolute veiligheid garanderen, maar we evalueren onze maatregelen voortdurend.

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie staat steeds op deze pagina, met bovenaan de datum van laatste wijziging. Bij belangrijke wijzigingen brengen we je waar mogelijk extra op de hoogte.

Heb je vragen, opmerkingen of een verzoek over je gegevens? Neem contact op via privacy@veldwerk.be. Bekijk ook onze algemene voorwaarden.